Debido al brote de COVID-19, varios países se encuentran en cuarentena a nivel nacional o han cerrado sus fronteras. Esta situación hace que sea más importante que nunca quedarse y trabajar desde casa usando herramientas de colaboración online, para así limitar cualquier contacto directo con las personas.
Cuando se trabaja desde casa durante estos tiempos difíciles, puede ser confuso y estresante. Pero no hay nada que temer. Con ciertas herramientas puedes seguir en contacto y colaboración con tus colegas y hacer una transición sin problemas al trabajar desde casa.
1. Slack
Slack es una de las herramientas de colaboración en línea más populares entre las empresas y los equipos. Tiene mensajería instantánea y puedes crear canales privados o públicos para equipos y proyectos.
Puedes tardar un tiempo en acostumbrarte a la interfaz, ya que hay muchas opciones y configuraciones. Pero usarás principalmente la barra lateral izquierda donde se encuentra la lista de tus canales y la columna de chats. La pantalla creará una tercera columna si deseas ver un hilo publicado o los detalles de un usuario o de un canal.
2. Trello
Como herramienta de gestión de proyectos y colaboración en línea, Trello es una de los mejores. Se basa en la idea de tarjetas de tareas en listas que se colocan en tableros. La función de arrastrar y soltar también hace que el proceso sea sencillo.
Puedes invitar fácilmente a colegas a los foros a través de sus nombres de usuario, correos electrónicos o compartiendo un enlace de invitación. También hay opciones de visibilidad para las juntas: privadas, de equipo, de organización y públicas. También es posible personalizar el fondo y los colores de los tableros.
Las tarjetas pueden asignarse a un miembro del equipo, etiquetarse, tener listas de verificación, fechas de vencimiento y archivos adjuntos. Además, puedes agregar potenciadores o complementos como Dropbox, Google Drive, Slack y muchos más.
Los beneficios de usar Trello son:
- Tiene selecciones de plantillas de tablero pre-elaboradas.
- La interfaz es fácil de usar.
- Tiene una aplicación móvil disponible para iOS y Android
- Cuenta con Butler, un workflow automatizado incorporado
- Utiliza autenticación de dos factores, incluso para su plan gratuito
3. Google Docs
Google Docs es una de las herramientas de colaborativas en línea más populares. Permite a los equipos colaborar en la creación, edición y uso compartido de documentos. La interfaz es como la de cualquier otro editor de texto, con una barra de herramientas en la parte superior y el documento en sí.
Puedes sugerir ediciones, además de dejar comentarios y etiquetar a los miembros del equipo. Las alertas por correo electrónico se les envían automáticamente, por lo que no tienes que notificarles nada manualmente.
Puedes compartir documentos a través de un enlace o correo electrónico. Como creador o administrador, también puedes configurar el archivo para que solo pueda ser visto, permitir que las personas comenten o que sea editable.
Sus funciones se pueden ampliar a través de complementos, como SEMrush, Grammarly y muchos más.
Estos son los beneficios de usar Google Docs:
- Tiene historial de revisiones y edición en tiempo real
- Disponible en modo offline
- Admite la escritura de Google Voice
- Se puede descargar en iOs y Android
4. Hojas de cálculo de Google
Google Spreadsheets, también tiene las mismas funciones básicas que Google Docs. Puedes crear hojas de cálculo en línea, editar y compartir archivos con los miembros de tu equipo.
Todos los cambios se guardan automáticamente y los historiales de revisión se ordenan por fecha y por quién realizó el cambio. Las hojas también se pueden editar sin conexión y se sincronizarán automáticamente una vez que vuelvas a estar en línea.
También es flexible y potente, así que puedes usarlo como herramienta de gestión de proyectos y rastreador de objetivos para tus equipos. Sin embargo, necesitarás tener conocimientos técnicos previos sobre cómo usar sus funciones.
Otras ventajas de las hojas de cálculo de Google son:
- Tiene plantillas pre-elaboradas para presupuestos, horarios y mucho más.
- Cuenta con una amplia colección de funciones integradas.
- Está disponible en versión móvil
- Cuenta con integración de Google Forms y Google Docs
5. Basecamp
Basecamp es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece colaboración y comunicación todo en uno. Puede dividir su trabajo en proyectos separados, cada uno con las personas involucradas, tareas, archivos y debates.
Hay herramientas como un tablero de mensajes para anuncios, un chat grupal y un programador para ayudarte con el flujo de trabajo. Tiene funciones como seguimiento del tiempo y la conversión de correos electrónicos en listas de tareas pendientes.
Otras ventajas de Basecamp son:
- Preguntas recurrentes automatizadas a tus compañeros de equipo
- Las herramientas se pueden renombrar o desactivar
- Configuraciones de notificaciones personalizables
- Un tablero de resumen de actividades para gerentes y un menú de tareas para cada empleado
6. Google Drive
Además, como parte de G Suite, Google Drive es un servicio de administración de almacenamiento basado en la nube. Permite a los miembros del equipo almacenar, editar, compartir y acceder a archivos, especialmente de Google Docs, Sheets y Slides.
Puedes realizar un seguimiento de los datos de la empresa. Además, como administrador, te permite agregar o eliminar miembros y especializar permisos en ciertos archivos.
Google Drive también puede sincronizar archivos en múltiples dispositivos, además hay aplicaciones para Windows, Mac, Android e iOS con capacidades offline. Por lo tanto, tu equipo tendrá acceso a los archivos de trabajo en cualquier lugar y en cualquier momento.
El plan Personal gratuito te dará 15 GB de almacenamiento, mientras que con el plan G Suite Basic de $4.20 por usuario/por mes, obtendrás 30 GB. Para Drive Enterprise, cuesta $8 por usuario activo/por mes.
Además, estos son los beneficios de usar Google Drive:
- Es compatible con más de 100 tipos de archivos.
- Los archivos permanecerán en las unidades del equipo incluso si los miembros dejan la organización
- Los datos están protegidos con herramientas avanzadas como la prevención de pérdida de datos (DLP) y Google Vault
- La función de búsqueda prioritaria te permite encontrar archivos mucho más rápido mediante el aprendizaje automático
- Evitas el riesgo de descargar todos los datos de la empresa a tu disco duro
No tendrás que preocuparte por perder información o hacer archivos de copia de seguridad, ya que se almacenarán de forma segura con Google Drive. Definitivamente, una herramienta esencial cuando se trata de colaboración online.
7. Dropbox:
Un espacio de trabajo inteligente y rico en funciones para equipos. Siéntete libre de probar estas herramientas de colaboración, cuídate y sigue siendo productivo.
